こんにちは！
ディレクターの大井です。
現在、Sharing Kyotoでは、事務アシスタントを募集しています。オフィスの管理や各種事務処理、資料作成から外国人の応対まで、事務や受付に関わる幅広い業務を担っていただくポジションです。

今回の記事では、事務アシスタントの働き方についてご紹介いたします。
事務アシスタントの仕事やSharing Kyotoで働くことに興味のある方はぜひご覧ください！

現在、Sharing Kyotoは事業を拡大中。顧客を積極的に拡大していることもあり、取引先の方からのご連絡やオフィスに来ていただく機会が増えてきました。また、インバウンド事業ではコンシェルジュサービスを行っていることもあり、京都を旅行中の外国人の方がオフィスに来ていただく機会も増えてきています。

そこで、事務アシスタントの方には、会社の顔として、そして社員のサポーターとして、幅広い業務を担っていただきたいと思っています。

具体的な1日の流れとしては、8:30に出勤してオフィスの開錠、空調やドリンクなどの準備を行います。また、メールや社内チャットのチェックなどを行い、問い合わせや必要な事務処理を対応します。
10:00からの朝礼で1日の予定の整理を行います。朝礼では、メンバー全員とコミュニケーションがとれるので、入社してすぐに皆の人柄を知ることができます。その後は、来客や電話対応であったり、請求書の管理や見積書の作成などの各種事業作業を行います。曜日によって固定の仕事があるわけではありませんが、来客対応や事務作業を中心に資料作成や調査なども担っていただきます。また、備品の管理や補充などのオフィス全体の管理も担っていただくので、業務は多岐にわたります。ただ、ほとんど残業はなく毎日定時での退勤。ワークライフバランスを重視したい方にオススメです！

今回募集するポジションの最も大きな特徴は、訪日外国人観光客が訪れるオフィスの受付業務を行うところです。弊社のインバウンド事業で行っているコンシェルジュサービスは、多くの訪日外国人観光客にご利用いただいています。そのため、事務アシスタントの方には、訪日外国人観光客の方の最初の窓口として、オフィスに来られた方への応対や電話での対応を行っていただきます。コンシェルジュサービスの詳細は専門のネイティブスタッフが担うため、流暢に英語を話せる必要はありません。ただし、日常会話レベルの英語スキルは必要になるので、英語のコミュニケーションに抵抗がない方に来ていただきたいです！
訪日外国人観光客の数がコロナ禍前より増加しており、今後もどんどん外国人が増えていくことが予想されます。オフィスに訪れる観光客の方もさらに増えてくると予想されるので、「英語を使って仕事がしてみたい！」という方のご応募をぜひお待ちしております！

▲弊社のネイティブスタッフ

また、事務の仕事が未経験でも、学びながら成長できる点も今回のポジションの大きな特徴です。請求書の管理や見積書の作り方、Excelなどのオフィスソフトの使い方などは、入社して勉強しながらスキルを身に着けていただくことも可能です！PCを操作することに抵抗がない人であれば、どの作業も難しいものではありません。オフィスワーク全般のスキルも身につけられるので、楽しく学びながら1つずつできることを増やしていただけたらと思います！

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いかがでしたか？

この記事をご覧になって、事務アシスタントに少しでも興味を持った方は、是非一度お話してみませんか？
選考の前にカジュアル面談も実施していますので、お気軽にお問い合わせください！